7 Herramientas Para La Gestión Del Dive Resort

Pues aquí estamos de nuevo, como os prometí la semana pasada, volvemos con una tasa de publicación aceptable. Espero que los próximos artículos de Scuba Lifestyle cumplan vuestras expectativas 😉

Para llevar la gestión del Dive Resort no solo debemos tener cierta formación en empresariales y gestión de negocios, creerme, eso es MUY importante. También necesitamos gestionar todo lo concerniente a clientes, mantenimiento de equipos, facturación, redes sociales, tesorería, y mil cosas mas.

Y eso esta muy bien, pero como integrar todo en un sistema de acciones para que no se nos pase nada, desde cuando presentar los impuestos a mandar el mail de TripAdvisor al cliente de turno? Una cantidad de acciones y tareas todos los días que, a menos que contéis con ayuda, os sobreepasaran rápidamente.

Hace unos meses así estaba yo, en una situación donde todo me desbordaba y parecía que se me iba de las manos. Nunca he sido excepcionalmente bueno en gestionar mi tiempo y mis tareas así que gestionando una empresa que poco a poco va creciendo, con un mínimo de personal y sin un método realmente probado y bueno esto nunca iba a llegar a buen puerto.

Así que decidí parar, respirar, pensar y luego actuar ;-), si, tal cual, como en el curso PADI Rescue Diver dirá mas de uno. Lo primero que hice fue comenzar a buscar sistemas de gestión del Dive Resort, sencillos de implementar en mi vida y que fueran escalables, vamos, que si esto se va complicando aun mas no me deje colgado y con la necesidad de buscar otro sistema.

Y es en ese momento donde conocí a David Allen y su sistema GTD “Getting Things Done”. En que consiste? pues básicamente en vaciar nuestra mente de TODO lo que tenemos en ella, cualquier cosa que pueda quitarnos el sueño se mete en el sistema, y luego a base de listas y proyectos nos vamos organizando. Quien quiera aprender un poco sobre este sistema le recomiendo que se lea el libro de David Allen “Organízate con Eficacia” y empiece por allí. 

Una vez encontrado el sistema solo debía aplicarlo, y es hay donde comienzan las herramientas. Las que yo he elegido son de pago pero obviamente tenéis muchas opciones gratuitas, y dependerá de muchos factores para elegir unas u otras. Ahora bien, las que yo te recomiendo te garantizo que no te arrepentirás si aprendes a manejarlas adecuadamente. 

Mis 7 Herramientas Con Las Que Hago la Gestión De Mi Dive Resort

• DROPBOX: Pues la primera estoy seguro que mas de uno la conoce. En nuestro caso la utilizamos para compartir documentos con nuestro principal inversor. Para tener un backup de TODO (vida privada y laboral). Como medio multimedia para poder tener videos de cursos. Y con una carpeta de cada cliente donde colocamos videos y fotos que les sacamos durante sus actividades.

• EVERNOTE: Aquí guardamos todo lo que es documentación. Desde manuales de cursos hasta facturas o recibos. Incluso ahora comenzamos a tener un repositorio de los e-mails. Es una aplicación tremendamente util, mediante etiquetas podemos catalogar TODO. Y el sistema de búsqueda es alucinante. Por supuesto tiene su aplicación para el móvil, por lo que tenemos todo lo que necesitamos en todo momento, estemos o no delante del ordenador. No seria el primer curso que damos con el IPAD, y las diapositivas en EVERNOTE funcionan genial.

• OMNIFOCUS: Este programa es el último que hemos puesto a trabajar en el sistema de gestión del Dive Resort. Es donde tenemos las listas de pendientes. Se pueden hacer accesos directos a evernote o dropbox para tener todo referenciado por lo que cuando omnifocus nos señala una acción que debemos hacer ya nos indica donde tenemos el documento a utilizar 🙂 Ademas se integra con google calendar por lo que esta todo sincronizado.

• GOOGLE CALENDAR: Que mejor calendario que el que nos viene con google por defecto? Es perfecto para compartir eventos con clientes o compañeros. Todo el STAFF de Samana Diving tiene acceso a dichos calendarios por lo que en todo momento pueden ver que les toca hacer.

• BLACKBLAZE: Y todo esto que seria sin un buen Backup? Utilizamos Blackblaze porque no te enteras de que esta allí, sincronizando constantemente todos los cambios que hacemos. Hace una copia calcada del disco duro y de dropbox. El día que hay una desgracia podemos buscar por archivos o podemos solicitar un disco duro por correo ordinario que en una semana nos mandan y tenemos una copia calcada de nuestro sistema. Por 5 US$ creo que vale mucho la pena.

• YNAB: Este programa es para la tesorería personal en principio, pero como se pueden poner categorías y tiene versión para el móvil nos viene de perlas para ir metiendo gastos e ingresos que luego actualizamos en un excel en condiciones. La versión nueva es online pero la antigua no y funciona perfectamente.

• GMAIL: No exactamente GMAIL, lo que utilizamos es GOOGLE APPS, que básicamente es el sistema de google para que puedas utilizar tu propio dominio en gmail y de esa forma la gestión del correo electrónico se hace en sus servidores. Hoy en día no entendería tener el email de otra forma. Altamente recomendable por seguridad y usabilidad.

Respecto a la gestión del Dive Resort como tal aun no estamos utilizando un programa especifico, con estos bien sincronizados nos basta, tampoco somos un centro demasiado grande aun para que nos compense el desembolso de comprar EVE o alguno parecido. Tenemos unas plantillas para que los clientes nos firmen a la llegada al Dive Resort (si alguno las quiere no tiene mas que dejar un comentario y se las enviare sin problemas) y una fichas para el día a día del funcionamiento de las que ya hablaremos mas adelante.

En otros artículos entraremos mas en profundidad en como utilizamos mas estos programas, espero que alguno te sea de utilidad.

Y tu? cuales utilizas? te animas a contarnos tu experiencia?