7 Herramientas Para La Gesti贸n Del Dive Resort

Por ScubaLifestyle  -  28 marzo, 2016

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Pues aqu铆 estamos de nuevo, como os promet铆 la semana pasada, volvemos聽con una tasa de publicaci贸n aceptable. Espero que los pr贸ximos art铆culos de Scuba Lifestyle cumplan vuestras expectativas 馃槈

Para llevar la gesti贸n del Dive Resort no solo debemos tener cierta formaci贸n en empresariales y gesti贸n de negocios, creerme, eso es MUY importante. Tambi茅n necesitamos gestionar todo lo concerniente a clientes, mantenimiento de equipos, facturaci贸n, redes sociales, tesorer铆a, y mil cosas mas.

Y eso esta muy bien, pero como integrar todo en un sistema de acciones para que no se nos pase nada, desde cuando presentar los impuestos a mandar el mail de TripAdvisor al cliente de turno? Una cantidad de acciones y tareas todos los d铆as que, a menos que cont茅is con ayuda, os sobreepasaran r谩pidamente.

Hace unos meses as铆 estaba yo, en una situaci贸n donde todo me desbordaba y parec铆a que se me iba de las manos. Nunca he sido excepcionalmente bueno en gestionar mi tiempo y mis tareas as铆 que gestionando una empresa que poco a poco va creciendo, con un m铆nimo de personal y sin un m茅todo realmente probado y bueno esto nunca iba a llegar聽a buen puerto.

As铆 que decid铆 parar, respirar, pensar y luego actuar ;-), si, tal cual, como en el curso PADI Rescue Diver dir谩 mas de uno. Lo primero que hice fue comenzar a buscar sistemas de聽gesti贸n del Dive Resort, sencillos de implementar en mi vida y que fueran escalables, vamos, que si esto se va complicando aun mas no me deje colgado y con la necesidad de buscar otro sistema.

Y es en ese momento donde conoc铆 a David Allen y su sistema GTD 鈥淕etting Things Done鈥. En que consiste? pues b谩sicamente en vaciar nuestra mente de TODO lo que tenemos en ella, cualquier cosa que pueda quitarnos el sue帽o se mete en el sistema, y luego a base de listas y proyectos nos vamos organizando. Quien quiera aprender un poco sobre este sistema le recomiendo que se lea el libro de David Allen 鈥淥rgan铆zate con Eficacia鈥 y empiece por all铆.聽

Una vez encontrado el sistema solo deb铆a aplicarlo, y es hay donde comienzan las herramientas. Las que yo he elegido son de pago pero obviamente ten茅is muchas opciones gratuitas, y depender谩 de muchos factores para elegir unas u otras. Ahora bien, las que yo te聽recomiendo te聽garantizo que no te聽arrepentir谩s si aprendes聽a manejarlas adecuadamente.聽

Mis 7 Herramientas Con Las Que Hago la Gesti贸n De Mi Dive Resort

  • DROPBOX:聽Pues la primera estoy seguro que mas de uno la conoce. En nuestro caso la utilizamos para compartir documentos con nuestro principal inversor. Para tener un backup de TODO (vida privada y laboral). Como medio multimedia para poder tener videos de cursos. Y con una carpeta de cada cliente donde colocamos videos y fotos que les sacamos durante sus actividades.
  • EVERNOTE:聽Aqu铆 guardamos todo lo que es documentaci贸n. Desde manuales de cursos hasta facturas o recibos. Incluso ahora comenzamos a tener un repositorio de los e-mails. Es una aplicaci贸n tremendamente util, mediante etiquetas podemos catalogar TODO. Y el sistema de b煤squeda es alucinante. Por supuesto tiene su aplicaci贸n para el m贸vil, por lo que tenemos todo lo que necesitamos en todo momento, estemos o no delante del ordenador. No seria el primer curso que damos con el IPAD, y las diapositivas en EVERNOTE funcionan genial.
  • OMNIFOCUS:聽Este programa es el 煤ltimo que hemos puesto a trabajar en el sistema de聽gesti贸n del Dive Resort. Es donde tenemos las listas de pendientes. Se pueden hacer accesos directos a evernote o dropbox para tener todo referenciado por lo que cuando omnifocus nos se帽ala una acci贸n que debemos hacer ya nos indica donde tenemos el documento a utilizar 馃檪 Ademas se integra con google calendar por lo que esta todo sincronizado.
  • GOOGLE CALENDAR: Que mejor calendario que el que nos viene con google por defecto? Es perfecto para compartir eventos con clientes o compa帽eros. Todo el STAFF de Samana Diving tiene acceso a dichos calendarios por lo que en todo momento pueden ver que les toca hacer.
  • BLACKBLAZE:聽Y todo esto que seria sin un buen Backup? Utilizamos Blackblaze porque no te enteras de que esta all铆, sincronizando constantemente todos los cambios que hacemos. Hace una copia calcada del disco duro y de dropbox. El d铆a que hay una desgracia podemos buscar por archivos o podemos solicitar un disco duro por correo ordinario que en una semana nos mandan y tenemos una copia calcada de nuestro sistema. Por 5 US$ creo que vale mucho la pena.
  • YNAB:聽Este programa es para la tesorer铆a personal en principio, pero como se pueden poner categor铆as y tiene versi贸n para el m贸vil nos viene de perlas para ir metiendo gastos e ingresos que luego actualizamos en un excel en condiciones. La versi贸n nueva es online pero la antigua no y funciona perfectamente.
  • GMAIL:聽No exactamente GMAIL, lo que utilizamos es GOOGLE APPS, que b谩sicamente es el sistema de google para que puedas utilizar tu propio dominio en gmail y de esa forma la gesti贸n del correo electr贸nico se hace en sus servidores. Hoy en d铆a no entender铆a tener el email de otra forma. Altamente recomendable por seguridad y usabilidad.

Respecto a la聽gesti贸n del Dive Resort como tal aun no estamos utilizando un programa especifico, con estos bien sincronizados nos basta, tampoco somos un centro demasiado grande aun para que nos compense el desembolso de comprar EVE o alguno parecido. Tenemos unas plantillas para que los clientes nos firmen a la llegada al Dive Resort (si alguno las quiere no tiene mas que dejar un comentario y se las enviare sin problemas) y una fichas para el d铆a a d铆a del funcionamiento de las que ya hablaremos mas adelante.

En otros art铆culos entraremos mas en profundidad en como utilizamos mas estos programas, espero que alguno te聽sea de utilidad.

Y tu? cuales utilizas? te animas a contarnos tu experiencia?

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