Llevar la gestión de un dive resort no consiste solo en tener formación en empresariales y gestión de negocios (que, créeme, es muy importante). También hay que gestionar clientes, mantenimiento de equipos, facturación, redes sociales, tesorería y mil cosas más. Lo difícil es integrarlo todo en un sistema para que no se te escape nada: desde presentar los impuestos hasta enviar el correo de TripAdvisor al cliente de turno. Son tantas tareas cada día que, a menos que cuentes con ayuda, te sobrepasan rápido.
Hace unos meses así estaba yo: todo me desbordaba. Nunca he sido especialmente bueno gestionando mi tiempo, así que llevar una empresa que poco a poco crece, con un mínimo de personal y sin un método probado, no iba a llegar a buen puerto. Así que decidí parar, respirar, pensar y luego actuar (sí, igual que en el curso PADI Rescue Diver, dirá más de uno).
En corto: Para gestionar un dive resort sin que se te escape nada, primero adopta un método como el GTD de David Allen y luego apóyalo con herramientas. Las que yo uso son: Dropbox (compartir y backup), Evernote (documentación), OmniFocus (lista de tareas), Google Calendar (agenda compartida), Backblaze (copia de seguridad), YNAB (tesorería) y Google Apps/Gmail (correo con dominio propio). Bien sincronizadas, en un centro pequeño bastan para no necesitar todavía un software de gestión específico.
Primero el método: GTD antes que las herramientas
Lo primero que hice fue buscar un sistema de gestión sencillo de implementar y escalable, que no me dejara colgado si esto se complicaba aún más. Y ahí descubrí a David Allen y su sistema GTD (Getting Things Done). ¿En qué consiste? Básicamente en vaciar la mente de todo lo que tienes en ella: cualquier cosa que pueda quitarte el sueño se mete en el sistema y luego, a base de listas y proyectos, te vas organizando. Si quieres aprender sobre este método, te recomiendo empezar por el libro de David Allen, Organízate con eficacia.
Una vez encontrado el sistema, solo había que aplicarlo, y ahí entran las herramientas. Las que yo he elegido son de pago, pero existen muchas opciones gratuitas y la decisión depende de muchos factores. Las que te recomiendo no te van a defraudar si aprendes a manejarlas bien.
Mis 7 herramientas para gestionar el dive resort
1. Dropbox
Seguro que más de uno la conoce. La usamos para compartir documentos con nuestro principal inversor, para tener un backup de todo (vida privada y laboral), como medio multimedia para los vídeos de los cursos y con una carpeta por cliente donde colocamos los vídeos y las fotos que les sacamos durante sus actividades.
2. Evernote
Aquí guardamos toda la documentación: desde manuales de cursos hasta facturas o recibos. Incluso hemos empezado a tener un repositorio de los correos. Es una aplicación tremendamente útil; con etiquetas puedes catalogar todo y su buscador es alucinante. Tiene app para el móvil, así que tenemos todo lo necesario en cualquier momento. No sería el primer curso que damos con el iPad, y las diapositivas en Evernote funcionan genial.
3. OmniFocus
Es la última herramienta que hemos puesto a trabajar en el sistema. Aquí tenemos las listas de pendientes. Puedes crear accesos directos a Evernote o Dropbox para tener todo referenciado, de modo que cuando OmniFocus te señala una acción, ya te indica dónde está el documento que necesitas. Además se integra con Google Calendar, así que todo queda sincronizado.
4. Google Calendar
¿Qué mejor calendario que el que viene con Google por defecto? Es perfecto para compartir eventos con clientes o compañeros. Todo el staff tiene acceso a los calendarios, así que en todo momento pueden ver qué les toca hacer.
5. Backblaze
¿Y todo esto qué sería sin un buen backup? Usamos Backblaze porque ni te enteras de que está ahí, sincronizando constantemente todos los cambios. Hace una copia calcada del disco duro y de Dropbox. El día que haya una desgracia, puedes buscar por archivos o solicitar un disco duro por correo ordinario: en una semana lo mandan con una copia idéntica de tu sistema. Por unos 5 US$ al mes (precio orientativo, varía con el tiempo) vale mucho la pena.
6. YNAB
Este programa es para la tesorería personal en principio, pero como permite poner categorías y tiene versión para el móvil, nos viene de perlas para ir metiendo gastos e ingresos que luego actualizamos en un Excel en condiciones. La versión nueva es online; la antigua no lo era y funcionaba perfectamente.
7. Gmail (Google Apps)
No exactamente Gmail: lo que usamos es Google Apps, que básicamente es el sistema de Google para utilizar tu propio dominio en Gmail, de modo que la gestión del correo se hace en sus servidores. Hoy no entendería tener el email de otra forma. Altamente recomendable por seguridad y usabilidad.
¿Hace falta un software de gestión específico para un dive resort?
En cuanto a la gestión del dive resort como tal, todavía no usamos un programa específico. Con estas herramientas bien sincronizadas nos basta, y tampoco somos un centro tan grande como para que compense el desembolso de un software dedicado de gestión de centros. Tenemos plantillas que los clientes firman al llegar y fichas para el día a día del funcionamiento, de las que hablaremos más adelante. En otros artículos entraremos más a fondo en cómo usamos estos programas. Espero que alguno te sea de utilidad.
Preguntas frecuentes sobre herramientas para centros de buceo
¿Qué herramientas necesito para gestionar un centro de buceo?
En un centro pequeño puedes apoyarte en herramientas generalistas bien combinadas: Dropbox para compartir y guardar archivos, Evernote para documentación, OmniFocus para tareas, Google Calendar para la agenda del staff, Backblaze para copias de seguridad, YNAB para tesorería y Google Apps/Gmail para el correo con dominio propio. Lo importante no es la herramienta en sí, sino tener antes un método que las ordene.
¿Necesito un software específico de gestión de centros de buceo?
No necesariamente. Si tu centro aún no es muy grande, con herramientas generalistas bien sincronizadas suele bastar y te ahorras el desembolso de un software dedicado de gestión. A medida que el centro crece y aumenta el volumen de clientes y operaciones, puede compensar dar el salto a un programa específico.
¿Por dónde empiezo a organizar la gestión de mi dive resort?
Empieza por el método, no por la herramienta. Un sistema como el GTD de David Allen (vaciar la mente de todo lo pendiente y organizarlo en listas y proyectos) te da la base. Una vez tienes el método claro, eliges las herramientas que lo soporten y las vas sincronizando entre sí.
¿Quieres dedicarte profesionalmente al buceo?
Gestionar un centro es un paso más en la carrera profesional del buceo. Si todavía estás antes en el camino, te interesa saber cómo convertirte en instructor de buceo en menos de 6 meses y qué supone realmente trabajar como instructor de buceo. ¿Dudas sobre montar o gestionar tu centro? Escríbeme.